Moduł Obieg poczty i dokumentacji posiada zaimplementowane mechanizmy umożliwiające uruchomienie procesu związanego z obsługą spraw wynikających z ewidencjonowanej korespondencji przychodzącej. Zdefiniowany proces zarządza przepływem informacji pomiędzy jednostkami organizacyjnymi według z góry ustalonych zasad, opracowanych na podstawie funkcjonujących w firmie procesów realizacji spraw.
Podstawowa funkcjonalność:
- Ewidencja pełnych informacji o korespondencji przychodzącej i wychodzącej do/z firmy z możliwością podziału na oddziały (biura terenowe) poprzez autoryzowany dostęp do wprowadzanych informacji;
- Możliwość dekretacji korespondencji przychodzącej oraz ewidencji wszelkich załączników w formie elektronicznej związanych z w/w korespondencją;
- Możliwość dołączania innych dokumentów do danej sprawy, dostępnych z poziomu produkcyjnej bazy danych systemu Prolan ERP w celach przekazania (skompletowania) pełnej dokumentacji dla osób realizujących daną sprawę;
- Uruchamianie procesów obsługi spraw związanych z korespondencją według ustalonych w firmie zasad (możliwość uruchomienia więcej niż jednego procesu dla danej sprawy);
- Swobodnie definiowane procesy w Oracle Workflow (Workflow Oracle Builder);
- Obsługa procesu przez wyznaczonych użytkowników i możliwość podglądu etapu realizacji danej sprawy;
- Ewidencja wszelkich załączników w formie elektronicznej na każdym etapie realizacji danej sprawy;
- Możliwość uzyskiwania przez pracowników informacji dotyczącej przebiegu realizacji spraw;
- Możliwość prowadzenia kontroli nad realizacją spraw przez kierowników jednostek organizacyjnych oraz ich zastępców;
- Możliwość konfiguracji powiadamiania drogą email’ ową pracowników o nowych sprawach do realizacji, o zagrożonych terminach realizacji spraw itd.;
- Możliwość wydrukowania księgi korespondencji przychodzącej i wychodzącej oraz księgi podawczej dla urzędu pocztowego;
- Możliwość ewidencji kosztów wysyłki korespondencji (ewidencja znaczków);
- Możliwość autoryzacji użytkownika przy użyciu kart elektronicznych (chip) i autoryzowane potwierdzenie odbioru dokumentów;
Przykładową definicję procesu realizacji spraw przedstawia poniższy rysunek:
